Att använda action mapping

Och kanske komma fram till att en e-kurs inte löser problemet?

Cathy Moore beskriver i sin bok “Map it” hur processen action mapping ser ut. Fritt översatt betyder det att man kartlägger själva de handlingar som den anställde ska göra för att göra sitt jobb framgångsrikt eller korrekt. Det handlar alltså inte om att mäta någon slags kunskap eller insikt som ligger dold i deltagarnas hjärnor, utan om att mäta huruvida deltagarna genomför de handlingar som krävs på rätt sätt. I mitt förra inlägg på temat listade jag detta:

  1. Vilken förändring vill vi se i prestation och hur mäter vi det?
  2. Vad behöver folk göra på jobbet för att vi ska nå målet?
  3. Varför gör de inte detta redan? 
  4. Vilka förändringar kan hjälpa?
  5. Om en kurs är rätt svar: Hur kan vi hjälpa folk att träna på de saker de behöver göra?
  6. Vilken är den minsta möjliga och absolut mest nödvändiga informationen folk behöver för att klara träningsaktiviteterna? Vilket är bästa sättet att ge dem detta?
  7. Skapa en uppsättning aktiviteter som låter folk plocka fram information om de behöver den.

I detta inlägg ska jag fördjupa mig lite i några av delarna i denna. Ni som kommer ihåg mitt inlägg om träning kommer känna igen er nu.

Sätt ett SMART mål

Jag glömmer hela tiden vad SMART mål innebär. Så jag gjorde en komihåglapp.

Det första hon beskriver är att man måste sätta ett mål. Jag vill påstå att det bör vara ett så kallat SMART mål, det vill säga något som är specifikt, mätbart, accepterat, relevant och tidssatt. Kort sagt: bestäm vad som ska mätas och hur, och sätt ett mål för hur siffrorna ska ändras när deltagarna börjar göra annorlunda. Här underlättar det naturligtvis om detta är faktorer som redan mäts – då har ni nollpunkten klar redan. 

I mitt fall med träningen var mitt SMARTa mål att jag skulle springa Midnattsloppet 2020. Jo tjena… Jag kan ju säga att eftersom jag verkligen började från absoluta nollpunkten löpmässigt – jag klarade att springa (och här använder jag ordet springa i vid bemärkelse, jag lufsade mer) 30 sekunder i ett svep när jag började – så skulle det bli lätt att mäta förändringen när den väl kom. Jag vill bara säga det igen: TRETTIO SEKUNDER.

Moving on. 

Vilka beteenden vill vi se?

Steg två är att tydliggöra vad folk behöver göra för att målet ska nås. Här handlar det om observerbara handlingar eller beteenden, och inte om passiva företeelser av typen “känna till” eller “förstå” som bara sker i folks hjärnor. Ett sätt att tänka kring detta är att du ska kunna filma två personer där det syns att den ena personer gör saker annorlunda för att den har den önskvärda kunskapen, kompetensen eller förmågan. När du har en lista med handlingar och beteenden behöver du hjälpa beställaren att prioritera vilket av dessa beteenden som är viktigast. Utgå från två typer av beteenden: de som bidrar i högst grad till att målet nås, och de som innebär högst risk eller är mest problematiska. Det är dessa beteenden som du behöver fokusera på.

Den handling eller det beteende som i högst grad bidrar till att jag ska gå från 30 sekunders löpning lufsande till cirka 80 minuter av detsamma är ganska enkel att observera. Jag måste börja röra på mig. Det problematiska beteendet som också måste adresseras är min tendens att välja Buffy the Vampire Slayer framför löpträning lufsträning. Det är lätt att mäta vilket beteende jag ägnar mig, jag har beviset i min fitbit-app (och i viaplayhistoriken).

Vilka hinder finns det?

Steg tre innebär att hjälpa beställaren att fundera över varför folk inte redan gör detta, för varje utvalt beteende. Vad är det som gör det svårt för dem att göra rätt? Varför gör folk det som är problematiska högriskbeteenden? Lista alla de hinder som är kopplade till:

  • Kunskap
  • Omgivande faktorer (procedurer, kultur, chefer, verktyg och liknande)
  • Förmåga
  • Motivation

Att jag inte kommer igång med löpningen lufsandet har absolut ingenting med kunskap att göra. Jag har mängder av kunskap. Omgivande faktorer kan jag inte heller skylla på, för jag har utrustning, en familj som uppmuntrar det, dessutom har vi en sportig kultur i familjen där alla utom jag håller på med idrott. Jag har två ben som fungerar och det finns folk som springer med färre ben än jag, så förmåga har jag ju. (Även om jag tycker om att skylla på att jag faktiskt hade allvarlig anemi och fick blodtransfusioner förra året och vem fasen kan springa med blodvärden på 55? Exakt.) Återstår gör motivation. Alla de hinder som finns för att jag ska komma igång med träningen har med motivationen att göra.

Vilka förändringar kan hjälpa?

Steg fyra går ut på att brainstorma fram alla de förändringar som kan hjälpa folk att göra rätt saker på rätt sätt. Kanske är det inte alls en kurs som behövs?  Det finns cirka noll och ingen kurs eller utbildning som kan installera motivation att träna hos mig. Så är det bara. 

Cathy Moore ger flera bra exempel på tillfällen när det faktiskt inte är ännu en kurs som är nyckeln till framgång. Rätt lösning kan lika gärna vara ett hjälpmedel, en manual, att underlätta informationsdelning, mentorer, coacher (hallå där, en löpcoach kanske vore nåt?), hjälp att träna på specifika uppgifter, skriva om policyer och instruktioner, förenklade procedurer, ändrade målbeskrivningar, och så vidare.

En av de saker jag tar med mig från boken är:

  • Utgå inte från att en kurs löser problemet.
  • Fundera på vad som kan undanröja hindren.
  • Och kanske att jag borde anlita en löpcoach.

I nästa inlägg kommer jag att fördjupa mig i det som beskrivs i steg tre, nämligen hur man kan hantera de hinder som kopplas till Omgivande faktorer (procedurer, kultur, chefer, verktyg och liknande), kunskap, förmåga och motivation. Och så får ni en uppdatering hur det går med löpningen lufsandet. 

PS Funderar ni på om en e-kurs verkligen är rätt grej att lägga pengarna på? Då kan ni ladda ned min checklista med 5 steg för att hitta rätt lösning!

Är det verkligen en e-kurs som behövs?

Som utbildningsproducent kanske jag gör mig själv en björntjänst nu, men ibland är det inte ännu en e-kurs som är den bästa lösningen på ett problem. Som konsult har man ett behov att faktiskt producera saker åt sina kunder, och då är det lockande att acceptera beställarens åsikt att det är just en kurs som behövs – det betyder ju ändå pengar in på företagskontot och då blir det lättare att ha en rimlig SGI hos försäkringskassan, se till att barnen kan äta annat än snabbnudlar, och betala för streamingtjänsterna så att man kan fortsätta titta på Buffy istället för att träna. Och så gör man som Cathy Moore beskriver det i boken “Map it”: Man slänger en kurs på problemet och hoppas att det ska försvinna.

Digital utbildning eller inte?

Men om man analyserar vad som egentligen ligger bakom beställarens problem (det där som de vill slänga kursen på alltså) kanske det går att föreslå andra – och kanske billigare – lösningar. Visst, jag som utbildningsproducent har kanske förlorat ett 100-timmarsprojekt, men har förhoppningsvis vunnit beställarens förtroende så pass att jag får möjlighet att göra andra projekt längre fram. Och jag har frigjort ännu lite mer tid att titta på Buffy.

Är en e-kurs verkligen det snabbaste och mest effektiva sättet att nå affärsmålen?

Det Cathy More menar är att lösningen på problemet inte ska vara att förbereda folk för ett kunskapstest, utan att lösa ett affärsproblem genom att förändra folks beteenden på jobbet. Det vi ska göra är, kortfattat, att:

  • Hitta den enklaste lösningen på problemet (som kanske inte är en kurs).
  • Hjälpa människor förändra vad de gör, inte bara vad de vet.
  • Skapa aktivitetsrika material som människor vill använda.
  • Se till att dessa material är tillgängliga när människor behöver dem mest.
  • Visa hur lösningen hjälper organisationen att nå de mål som är viktiga.
  • Se det roliga i att arbeta med lösningar som gör skillnad.

Action mapping

Det verktyg Cathy Moore har utvecklat kallas för Action Mapping, och kan väl kanske översättas till “handlingskartläggning” eller “beteendekartläggning” på svenska. Man kartlägger alltså de handlingar, actions, som folk ska göra på jobbet. Det kan beskrivas med dessa steg:

  1. Vilken förändring vill vi se i prestation och hur mäter vi det?
  2. Vad behöver folk göra på jobbet för att vi ska nå målet?
  3. Varför gör de inte detta redan? 
  4. Vilka förändringar kan hjälpa?
  5. Om en kurs är rätt svar: Hur kan vi hjälpa folk att träna på de saker de behöver göra?
  6. Vilken är den minsta möjliga och absolut mest nödvändiga informationen folk behöver för att klara träningsaktiviteterna? Vilket är bästa sättet att ge dem detta?
  7. Skapa en uppsättning aktiviteter som låter folk plocka fram information om de behöver den.

Jag rekommenderar alla som arbetar med kursproduktion att läsa Cathy Moores bok. Den bidrar med ett sätt att tänka kring utbildning som är lite annorlunda än det akademiska som kan sitta lite grann i ryggmärgen för kursproducenter som jag… 

Varför kan inte folk bara göra som de ska?

I både förändringsarbete och lärande är utmaningen i att ändra människors beteenden ständigt närvarande. Hur gör vi när folk vet vad de ska göra, men ändå inte gör det? 

En person ligger i soffan med en fjärrkontroll på magen.

Ta till exempel det här med träning. Jag har alltid varit en soffpotatis, och tycker att en riktigt bra dag innehåller komponenterna kaffe, soffa och bok. Det enda marathon jag kan tänka mig att delta i är tv-seriemarathon. Jag mäter bebisens sovtid i hur många avsnitt av Buffy the Vampire Slayer jag sett medan han sov. 

Jag förstår ändå varför det är viktigt med träning och jag bryr mig om min hälsa. Jag vill känna mig stark (jag tittar ju ändå på Buffy, liksom). Jag vet hur jag ska göra och att jag har förmågan, jag har till och med skaffat gymkort och en superhärlig PT. Men när det väl kommer till kritan kan jag inte uppbåda tillräckligt med motivation för att åka till gymmet på egen hand eller ge mig ut i löparspåret. Jag vet vad jag ska göra, och har till och med satt upp ett SMART (specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt) mål genom att anmäla mig till Midnattsloppet. Jag kom igång hyfsat med löpningen i höstas och gick ändå från att bara orka springa ett par minuter åt gången till att faktiskt klara av 25 minuter i sträck i lugnt tempo, men sen kom livet emellan med möten och förkylningar och allt sket sig. Dessutom kom Corona i vägen med framflyttat Midnattslopp och därmed föll poängen med mitt “smarta” mål. Och soffläge med Buffy är helt enkelt mer lockande här och nu. Varför är det så?

Verktyget Risk Acceptance Ladder används för att bedöma varför människor fortsätter med beteenden som de vet är skadliga, eller varför de inte deltar i beteenden de vet är bra. Julie Dirksen, edtech-guru och författare till boken “Design for how people learn”, har omarbetat Risk Acceptance Ladder till tolv olika steg som åskådliggör var och varför människor kan köra fast i till exempel ett lärande eller ett förändringsarbete. Stegen är, fritt översatt till svenska, följande:

  1. De känner inte till beteendet.
  2. De känner till beteendet, men förstår inte varför det är viktigt.
  3. De förstår förklaringen av varför beteendet är viktigt, men tror inte på den.
  4. De accepterar att beteendet är viktigt, men bryr sig inte tillräckligt mycket för att göra något åt det.
  5. De tycker att beteendet är värt det, men inte en prioritet just nu.
  6. De tycker att beteendet är prioriterat, men vet inte hur de ska göra.
  7. De tycker att beteendet är prioriterat, men det är för svårt i den miljö (fysiska eller sociala) de befinner sig.
  8. De tycker att beteendet är prioriterat, men saknar självförtroende om sin egen förmåga att göra det.
  9.  De är redo att försöka med beteendet, men har svårt att komma igång.
  10. De har börjat med beteendet, men har svårt att behålla motivationen.
  11. De har kommit igång med och fortsätter med beteendet, men inte tillräckligt konsekvent eller framgångsrikt.
  12. De har varit både konsekventa och framgångsrika med beteendet, men det avtar.

Om vi applicerar Julie Dirksens tolv steg på min träning skulle jag säga att jag var uppe och nosade på steg 11 men ramlade snabbt ner på steg 10, vilket ändå är bra mycket bättre än det var för ett par år sedan då jag låg på kanske steg 4. Så nånstans fattar jag ju ändå att jag gjort en förändringsresa redan. Mitt problem är med andra ord motivationen, och det styr vilka insatser jag kan göra för att komma igång med min träning. Hade jag befunnit mig på steg sex hade problemet istället varit att jag inte visste hur jag skulle träna, och då hade insatsen sett helt annorlunda ut.

Kartlägg för kompetensutveckling

Hur hänger då detta ihop med min roll som utbildningsproducent? Dessa tolv steg är applicerbara i många andra sammanhang, inte minst i samband med kartläggning av vilka insatser som krävs vid kompetensutveckling. För att veta vilken insats som kan lyckas behöver vi veta på vilket steg de som ska gå utbildningen befinner sig på. Kanske är de till och med spridda på olika steg, och då blir utmaningen hur vi ska anpassa insatserna. Utan en ordentlig målgruppsanalys och behovsanalys är det svårt att få tillräcklig kunskap om detta. Vi måste helt enkelt testa att gå i användarens skor!

Testa att använda RAL själva och byt ut beteendet mot det som är relevant för er. På vilket steg befinner ni er i er organisation och vad får det för konsekvenser för insatserna?

Vidare läsning:

Julie Dirksen – Usable learning 

RAL – Risk Acceptance Ladder

Blended Learning – vad är det, och vilka fördelar finns det?

Begreppet Blended Learning, eller blandat lärande, har gjort sitt intåg i utbildningsbranschen de senaste åren. Trots sitt fancy namn – allt låter bättre på engelska – är det egentligen inget nytt i utbildningshänseende, eftersom det mesta vi gått i utbildningsväg har varit mer eller mindre “blended”. Ingen utbildning bygger på enbart föreläsningar, eller bara inläsning av textmaterial, eller endast filmer, eller tester utan föregående informationsinhämtning. I grundskolan är “flipped classroom” ett buzzword – återigen på engelska, naturligtvis – sedan flera år tillbaka. Men de flesta utbildningar är, och har alltid varit, en blandning av olika inlärningsmoment. Så varför pratar vi om det nu?

Facilitera lärande digitalt

Den digitala utvecklingen har gjort att vi har ytterligare ett sätt att åstadkomma och facilitera lärande – det digitala. Med detta följer en del fallgropar, men också fördelar. Genom att lägga delar av utbildningen digitalt kan man tjäna både tid och pengar. Eller ja, pengar. Tid är ju som bekant pengar. Och “money talks”, dessutom.

Om vi flyttar oss bort från grund- och gymnasieskolans värld där jag har min bakgrund och istället tittar på företag och organisationer, så innebär en utbildning på, säg tre dagar, flera kostnader. 

Dels måste man hyra lokaler som alla kursdeltagare kan vara i, för även om det låter trevligt med uteundervisning är det enligt min personliga erfarenhet svårt för kursledaren att göra sig hörd om det blåser och det är dessutom ganska opraktiskt om det regnar. Ingen vill ha blöta anteckningsböcker, de är svåra att skriva i och pappret går sönder. Dessutom försvinner alltid några deltagare bakom ett buskage för att snacka skit och tjuvröka istället. Tro mig, jag har testat.

Dessutom behöver de deltagare som inte bor i närheten kunna stanna kvar i närheten av anläggningen, vilket innebär att man måste betala för boende om inte kursdeltagarna är friluftsintresserade och kan tänka sig att tälta i närmsta park. 

Min misstanke är också att deltagarna förväntar sig att få mat, vilket känns rimligt eftersom medarbetare som måste ta med sig matlåda till internutbildningar nog blir hyfsat negativt inställda till sagda utbildning redan från början och det är inte positivt för inlärningen. 

Eftersom alla deltagare är viktiga medarbetare vars jobb faktiskt är oumbärligt för företaget behöver de ersättas med vikarier, och dessutom behöver man betala kursledaren som nog inte kan tänka sig att jobba gratis.

Ja, ni hör ju. Klassrumsundervisning blir dyrt.

Blandat lärande sparar tid

Någon sade en gång att en välgjord digital utbildning på 30 minuter motsvarar ungefär 2 timmar i klassrum. Inte vet jag om det stämmer, och om ni ber om källor till det påståendet kommer jag låtsas att jag inte hör, men min erfarenhet från 17 år i skolans värld är att en inspelning på 15 minuter täcker det man hinner gå igenom i klassrummet på en hel lektion. Så helt orimligt är det inte. 

Om deltagarna har gjort delar av kursen några dagar innan de dyker upp i klassrummet kommer alla med samma förkunskaper och är mentalt förberedda på vad som ska komma. Under tiden i klassrummet kan man bearbeta materialet på andra sätt, och fördjupa lärandet. 

Det här innebär att om man lyfter ut och digitaliserar de moment ur utbildningen som faktiskt inte kräver att man är på plats i ett klassrum kan man skära ned på klassrumsundervisningen ganska rejäl – och därmed spara in på kostnader. Sånt brukar  uppskattas av företagsledningar.

Sedan kan det ju vara relevant att veta vad forskningen egentligen säger om läreffekten av Blended Learning. Men det är en fråga för ett annat inlägg!

Slutligen undrar jag: vilka fördelar och nackdelar ser ni med Blended Learning i era organisationer?