Hitta rätt lösning med action mapping

I mina tidigare inlägg har jag givit er översikt av action mapping så som Cathy Moore beskriver processen i sin bok Map it. Detta inlägg tänkte jag ägna åt det som är mest intressant – och kanske svårast: att hitta den bästa lösningen.

Action mapping är ett sätt att hitta rätt lösning till ett problem.

Olika typer av hinder

De hinder som gör att deltagarna inte gör rätt sak på rätt sätt kan delas in i fyra kategorier: hinder som beror på kunskap, hinder som beror på förmågor, hinder som beror på motivation och hinder som beror på faktorer i omgivningen som till exempel chefer, kultur eller verktyg. Beroende på vad hindren består i är olika saker olika lämpliga lösningar.

Kunskap

När det gäller hinder som beror på kunskap måste du först ställa frågan var kunskapen ska sparas. Är det kunskap som ska finnas i deltagarens hjärna eller kan den lika gärna ligga som ett hjälpmedel? Kunskap som ska sparas i minnet behöver en kurs. Grattis, du har just säkrat din inkomst och kan efter levererad kurs skicka en faktura. Men: se till att kursen låter folk TRÄNA beteendet, inte bara få kännedom om beteendet. 

Kunskap som kan förmedlas via ett hjälpmedel (en mall eller en checklista till exempel) behöver ingen kurs. Det ska vara självförklarande så att folk kan använda hjälpmedlet för att åstadkomma rätt beteende. 

Är även hjälpmedlet avancerat? Då kan det behövas en kurs där de får träna på att använda själva hjälpmedlet.

Förmåga

Beror hindret på förmåga? Här är det viktigt att deltagaren får öva upp sin förmåga genom att träna på att göra rätt beteende. Designa aktiviteter som efterliknar verkligheten så som deltagaren möter den.

Motivation

Beror hindret på motivation? Här är det svårt att uppnå målet med en kurs. Ta reda på om den bristande motivationen beror på omgivande faktorer, brist på kunskap eller bristande förmåga. Om du kan skapa engagerande och realistiska simulationer kan en kurs i så fall kanske lösa problemet. Om simulationer inte höjer motivationen ligger lösningen någon annanstans.

Omgivande faktorer

Beror hindret på omgivningen? Här behöver du nysta lite mer. Om det är något i arbetsplatsens kultur som skapar hindret är en kurs fel lösning. En kurs kan informera om vilken kultur som är önskvärd, men aldrig skapa kulturen på arbetsplatsen. För det krävs en helt annan typ av arbete. Om problemet är något annat än kulturellt (till exempel procedurer, chefer, verktyg) är det värt att fundera på om problemet kan lösas på något annat sätt i första hand. Om det inte går att lösa på annat sätt med till exempel bättre verktyg eller smidigare procedurer (eller för all del bättre chefer) kan en kurs visa folk hur man på bästa sätt kan arbeta RUNT problemet. Men det är inte den bästa lösningen.

Men löpningen då?

Action mapping är ett sätt att hitta rätt lösning till ett problem. I förra inlägget lovade jag er en uppdatering hur det går med löpningen lufsandet. För nån månad sen sprang jag 6 km – utan att gå! Jag blev sjukt stolt över mig själv. Jag har alltid tänkt att om jag bara märker att jag faktiskt kan springa, då kommer det att bli roligt! Men sen dess har jag knappt sprungit alls. Man kunde ju tro att det skulle öka min motivation att känna att jag kan, men tydligen inte. Mitt problem med löpningen lufsandet beror inte på kunskap eller förmåga, utan på motivation. Och motivationsproblemen i sig beror inte heller på bristande kunskap eller bristande förmåga. Det är inget fel på kulturen i hushållet heller, när det kommer till träning.

Jag tror att det är omgivande faktorer som ställer till det med motivationen, närmare bestämt soffan, TV:n, datorn, böckerna, och allt annat som är roligare än att ge sig ut och motionera. Men jag kan inte gärna slänga ut soffan och TV:n och bränna böckerna. Jag har trots allt en familj här hemma som inte ska behöva leva utan nöjen bara för att jag har gått bankrutt på disciplinkontot. Och datorn behöver jag för jobbet.

Nä, jag behöver helt enkelt en bättre chef. Min inre chef på träningsavdelningen är nämligen en sån där “låt gå”-ledare som har noll auktoritet och bara rycker på axlarna när jag inte gör det jag ska. Men hur uppgraderar man sin inre chef? Den rekryteringsprocessen skulle jag vilja se. Eller går det att slå ihop träningsavdelningen med jobbavdelningen? Den chefen är bättre. Ska prata med HR.

PS Vill du ladda ned min infografik med 5 steg till rätt lösning? Klicka hem den till höger om det här inlägget!

Att använda action mapping

Och kanske komma fram till att en e-kurs inte löser problemet?

Cathy Moore beskriver i sin bok “Map it” hur processen action mapping ser ut. Fritt översatt betyder det att man kartlägger själva de handlingar som den anställde ska göra för att göra sitt jobb framgångsrikt eller korrekt. Det handlar alltså inte om att mäta någon slags kunskap eller insikt som ligger dold i deltagarnas hjärnor, utan om att mäta huruvida deltagarna genomför de handlingar som krävs på rätt sätt. I mitt förra inlägg på temat listade jag detta:

  1. Vilken förändring vill vi se i prestation och hur mäter vi det?
  2. Vad behöver folk göra på jobbet för att vi ska nå målet?
  3. Varför gör de inte detta redan? 
  4. Vilka förändringar kan hjälpa?
  5. Om en kurs är rätt svar: Hur kan vi hjälpa folk att träna på de saker de behöver göra?
  6. Vilken är den minsta möjliga och absolut mest nödvändiga informationen folk behöver för att klara träningsaktiviteterna? Vilket är bästa sättet att ge dem detta?
  7. Skapa en uppsättning aktiviteter som låter folk plocka fram information om de behöver den.

I detta inlägg ska jag fördjupa mig lite i några av delarna i denna. Ni som kommer ihåg mitt inlägg om träning kommer känna igen er nu.

Sätt ett SMART mål

Jag glömmer hela tiden vad SMART mål innebär. Så jag gjorde en komihåglapp.

Det första hon beskriver är att man måste sätta ett mål. Jag vill påstå att det bör vara ett så kallat SMART mål, det vill säga något som är specifikt, mätbart, accepterat, relevant och tidssatt. Kort sagt: bestäm vad som ska mätas och hur, och sätt ett mål för hur siffrorna ska ändras när deltagarna börjar göra annorlunda. Här underlättar det naturligtvis om detta är faktorer som redan mäts – då har ni nollpunkten klar redan. 

I mitt fall med träningen var mitt SMARTa mål att jag skulle springa Midnattsloppet 2020. Jo tjena… Jag kan ju säga att eftersom jag verkligen började från absoluta nollpunkten löpmässigt – jag klarade att springa (och här använder jag ordet springa i vid bemärkelse, jag lufsade mer) 30 sekunder i ett svep när jag började – så skulle det bli lätt att mäta förändringen när den väl kom. Jag vill bara säga det igen: TRETTIO SEKUNDER.

Moving on. 

Vilka beteenden vill vi se?

Steg två är att tydliggöra vad folk behöver göra för att målet ska nås. Här handlar det om observerbara handlingar eller beteenden, och inte om passiva företeelser av typen “känna till” eller “förstå” som bara sker i folks hjärnor. Ett sätt att tänka kring detta är att du ska kunna filma två personer där det syns att den ena personer gör saker annorlunda för att den har den önskvärda kunskapen, kompetensen eller förmågan. När du har en lista med handlingar och beteenden behöver du hjälpa beställaren att prioritera vilket av dessa beteenden som är viktigast. Utgå från två typer av beteenden: de som bidrar i högst grad till att målet nås, och de som innebär högst risk eller är mest problematiska. Det är dessa beteenden som du behöver fokusera på.

Den handling eller det beteende som i högst grad bidrar till att jag ska gå från 30 sekunders löpning lufsande till cirka 80 minuter av detsamma är ganska enkel att observera. Jag måste börja röra på mig. Det problematiska beteendet som också måste adresseras är min tendens att välja Buffy the Vampire Slayer framför löpträning lufsträning. Det är lätt att mäta vilket beteende jag ägnar mig, jag har beviset i min fitbit-app (och i viaplayhistoriken).

Vilka hinder finns det?

Steg tre innebär att hjälpa beställaren att fundera över varför folk inte redan gör detta, för varje utvalt beteende. Vad är det som gör det svårt för dem att göra rätt? Varför gör folk det som är problematiska högriskbeteenden? Lista alla de hinder som är kopplade till:

  • Kunskap
  • Omgivande faktorer (procedurer, kultur, chefer, verktyg och liknande)
  • Förmåga
  • Motivation

Att jag inte kommer igång med löpningen lufsandet har absolut ingenting med kunskap att göra. Jag har mängder av kunskap. Omgivande faktorer kan jag inte heller skylla på, för jag har utrustning, en familj som uppmuntrar det, dessutom har vi en sportig kultur i familjen där alla utom jag håller på med idrott. Jag har två ben som fungerar och det finns folk som springer med färre ben än jag, så förmåga har jag ju. (Även om jag tycker om att skylla på att jag faktiskt hade allvarlig anemi och fick blodtransfusioner förra året och vem fasen kan springa med blodvärden på 55? Exakt.) Återstår gör motivation. Alla de hinder som finns för att jag ska komma igång med träningen har med motivationen att göra.

Vilka förändringar kan hjälpa?

Steg fyra går ut på att brainstorma fram alla de förändringar som kan hjälpa folk att göra rätt saker på rätt sätt. Kanske är det inte alls en kurs som behövs?  Det finns cirka noll och ingen kurs eller utbildning som kan installera motivation att träna hos mig. Så är det bara. 

Cathy Moore ger flera bra exempel på tillfällen när det faktiskt inte är ännu en kurs som är nyckeln till framgång. Rätt lösning kan lika gärna vara ett hjälpmedel, en manual, att underlätta informationsdelning, mentorer, coacher (hallå där, en löpcoach kanske vore nåt?), hjälp att träna på specifika uppgifter, skriva om policyer och instruktioner, förenklade procedurer, ändrade målbeskrivningar, och så vidare.

En av de saker jag tar med mig från boken är:

  • Utgå inte från att en kurs löser problemet.
  • Fundera på vad som kan undanröja hindren.
  • Och kanske att jag borde anlita en löpcoach.

I nästa inlägg kommer jag att fördjupa mig i det som beskrivs i steg tre, nämligen hur man kan hantera de hinder som kopplas till Omgivande faktorer (procedurer, kultur, chefer, verktyg och liknande), kunskap, förmåga och motivation. Och så får ni en uppdatering hur det går med löpningen lufsandet. 

PS Funderar ni på om en e-kurs verkligen är rätt grej att lägga pengarna på? Då kan ni ladda ned min checklista med 5 steg för att hitta rätt lösning!

Är det verkligen en e-kurs som behövs?

Som utbildningsproducent kanske jag gör mig själv en björntjänst nu, men ibland är det inte ännu en e-kurs som är den bästa lösningen på ett problem. Som konsult har man ett behov att faktiskt producera saker åt sina kunder, och då är det lockande att acceptera beställarens åsikt att det är just en kurs som behövs – det betyder ju ändå pengar in på företagskontot och då blir det lättare att ha en rimlig SGI hos försäkringskassan, se till att barnen kan äta annat än snabbnudlar, och betala för streamingtjänsterna så att man kan fortsätta titta på Buffy istället för att träna. Och så gör man som Cathy Moore beskriver det i boken “Map it”: Man slänger en kurs på problemet och hoppas att det ska försvinna.

Digital utbildning eller inte?

Men om man analyserar vad som egentligen ligger bakom beställarens problem (det där som de vill slänga kursen på alltså) kanske det går att föreslå andra – och kanske billigare – lösningar. Visst, jag som utbildningsproducent har kanske förlorat ett 100-timmarsprojekt, men har förhoppningsvis vunnit beställarens förtroende så pass att jag får möjlighet att göra andra projekt längre fram. Och jag har frigjort ännu lite mer tid att titta på Buffy.

Är en e-kurs verkligen det snabbaste och mest effektiva sättet att nå affärsmålen?

Det Cathy More menar är att lösningen på problemet inte ska vara att förbereda folk för ett kunskapstest, utan att lösa ett affärsproblem genom att förändra folks beteenden på jobbet. Det vi ska göra är, kortfattat, att:

  • Hitta den enklaste lösningen på problemet (som kanske inte är en kurs).
  • Hjälpa människor förändra vad de gör, inte bara vad de vet.
  • Skapa aktivitetsrika material som människor vill använda.
  • Se till att dessa material är tillgängliga när människor behöver dem mest.
  • Visa hur lösningen hjälper organisationen att nå de mål som är viktiga.
  • Se det roliga i att arbeta med lösningar som gör skillnad.

Action mapping

Det verktyg Cathy Moore har utvecklat kallas för Action Mapping, och kan väl kanske översättas till “handlingskartläggning” eller “beteendekartläggning” på svenska. Man kartlägger alltså de handlingar, actions, som folk ska göra på jobbet. Det kan beskrivas med dessa steg:

  1. Vilken förändring vill vi se i prestation och hur mäter vi det?
  2. Vad behöver folk göra på jobbet för att vi ska nå målet?
  3. Varför gör de inte detta redan? 
  4. Vilka förändringar kan hjälpa?
  5. Om en kurs är rätt svar: Hur kan vi hjälpa folk att träna på de saker de behöver göra?
  6. Vilken är den minsta möjliga och absolut mest nödvändiga informationen folk behöver för att klara träningsaktiviteterna? Vilket är bästa sättet att ge dem detta?
  7. Skapa en uppsättning aktiviteter som låter folk plocka fram information om de behöver den.

Jag rekommenderar alla som arbetar med kursproduktion att läsa Cathy Moores bok. Den bidrar med ett sätt att tänka kring utbildning som är lite annorlunda än det akademiska som kan sitta lite grann i ryggmärgen för kursproducenter som jag…